Aufgrund des Durcheinanders und der widersprüchlichen, größtenteils für uns nicht nachvollziehbaren Informationen von Planer, Projektsteuerer und Verwaltung in der Stadtratssitzung am 08.12.2022 haben wir in der Sitzung mitgeteilt, dass wir beabsichtigen Akteneinsicht zu beantragen. Daraufhin hat die Verwaltung einen Termin für den 22.12.2022 angesetzt. Entsprechender Schriftverkehr und konkretisierter Antrag: siehe untern.

Die Möglichkeit zur Akteneinsicht haben drei Stadträte wahrgenommen. Für uns war das sehr aufschlussreich. Die angesetzte Zeit war nicht ausreichend, so dass es noch fortgesetzt werden muss.

Erstes Fazit: Bisher trat zu Tage, dass die Planer u.E. Ihrer Hinweispflicht gegenüber der Stadt (rechtzeitig) nachgekommen sind. Bis zur Weitergabe der Informationen an den Stadtrat klafft allerdings jeweils eine Spanne von sechs bzw. sieben Wochen, so dass bei den zwischenzeitlichen Beschlussfassungen trotz unserer Nachfrage wesentliche Informationen über bereits bekannte Kostenerhöhungen fehlten. Außerdem wurden einige unserer Fragen in den Sitzungen nicht beantwortet, obwohl die Informationen laut den Akten vorlagen.

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Sehr geehrte Damen und Herren Stadträte,

durch den Vorsitzenden der AfD-Fraktion Herrn Dr. Hannawald wurde in der letzten Stadtratssitzung der Antrag auf Akteneinsicht zur Klärung der Mehraufwendungen für das Los Rohbau bei der Rathaussanierung gestellt. Das Akteneinsichtsrecht steht nicht nur den Antragstellenden oder einzelnen Gemeinderäten, sondern dem Gemeinderat als Ganzem zu. Es ist aber keine Pflicht. Wir werden die Akteneinsicht nächsten Donnerstag den 22.12.2022 in der Zeit von 16.00 Uhr bis 18.00 Uhr im Beratungsraum des Haus des Gastes ermöglichen.

Sollte die Zeit nicht ausreichend sein oder einzelne an diesem Tag nicht teilnehmen können, aber trotzdem Einsicht nehmen wollen, dann finden wir sicher in persönlicher Absprache auch noch einen anderen bzw. ergänzenden Termin, der dann aber erst nach dem Jahreswechsel stattfinden kann.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Sitzungsdienstteam

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Sehr geehrte Frau Frau Lüke,

für die Akteneinsicht ist es nach unserem Verständnis notwendig, dass die Unterlagen durch die Stadtverwaltung aufbereitet werden.
Wir sehen zunächst nachfolgende Informationen/Unterlagen zur Einsicht als erforderlich an und bitten Sie diese vorzubereiten:

1. Vertrag mit dem Planungsbüro – Architektengemeinschaft MM+H GmbH
2. Vertrag mit dem Projektsteuerer – WEP Leipzig
3. Nachunternehmervertrag, Los 4 Rohbau – Andreas Zimmermann GmbH

4. zu Los 4 – Rohbau:
4.1 Gesamtleistungsverzeichnis: tabellarische Aufbereitung des mit folgenden Inhalten:
Auftrags-/LV-Menge (SOLL); aktuelle Abrechnungsmenge; voraussichtlichen Abrechnungsmenge (IST); Mengeneinheiten; Einheitspreis; Gesamtpreis; Gesamtsumme und Zwischensummen entsprechend der Gliederungen des Leistungsverzeichnis; Ausweisen der Abweichung IST/SOLL in Prozent

4.2 zusätzlich erbrachten Leistungen: Auflistung der zusätzlich erbrachten Leistungen nach Ursachen (nachträgliche Planänderungen und baubedingte Änderungen). Zu jedem Punkt mit Mengen- und Kostenzuordnung (tabellarische Aufbereitung vgl. 4.1)
Zuordnung der jeweiligen Bau-/Besprechungsprotokolle, Bautagesberichte etc. in denen die Mehrleistung benannt, diskutiert sowie angeordnet wurde

4.3 ausschreibungsbedingte Mehr/Minderkosten: Positionsweise Ausweisung von aufmaßbedingten Mehr- und Mindermengen bezogen auf das Leistungssoll der Ausführungsplanung mit Stand Ausschreibung/Bauvertrag. Positionsweise Angabe der daraus resultierenden Mehr- und Minderkosten sowie prozentuale Abweichung (tabellarische Aufbereitung vgl. 4.1)
Benennung der Ursachen

4.4 Aufmaßerstellung: Besprechungsprotokolle/Tagesberichte o.Ä. aus denen das rechtzeitige Bemühen des Planers/Projektsteuerers gegenüber der Firma Zimmermann hervorgeht, das Gesamtaufmaß vorzulegen. Laut Aussage der Herren Möser und Branczeisz im letzten Stadtrat sei dies mehrfach erfolgt. Es besteht die Erwartung, dass das aus den vorzulegen Protokollen hervorgehen.

Prüfen Sie bitte, inwieweit Sie uns diese Informationen (als Basisinformationen) am 22. Dezember zur Verfügung stellen können. Anderenfalls sollte der Termin Anfang Januar stattfinden.

Mit freundlichen Grüßen
Dr. Frank Hannawald, 16.12.2022

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Sehr geehrter Herr Dr. Hannawald,
sehr geehrte Damen und Herren Stadträte,

ich antworte Ihnen im Auftrag der Bürgermeisterin.

Zunächst vielen Dank für die Konkretisierung des Akteneinsichtsbegehrens hinsichtlich der gewünschten Unterlagen. Wir werden die entsprechenden Verträge, die vollständigen Bauberatungsprotokolle und die vollständige Akte zum Los Rohbau zur Einsicht bereit stellen. Vorsorglich muss ich Ihnen jedoch mitteilen, dass das Akteneinsichtsrecht nach § 28 Abs. 5 SächsGemO nach unserem Verständnis nicht beinhaltet, zusätzliche über die vorliegenden Akten hinausgehende Unterlagen vorzubereiten oder aufzuarbeiten.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
Kühne, Amtsleiter, 19.12.2022

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Sehr geehrte Frau Lüke,
sehr geehrter Herr Kühne,

die von mir unter 4.1 bis 4.4 benannten Unterlagen sind m.E. Informationen, die dem Bauherren in dieser „überraschenden“ Situation der Auftragswertverdopplung so oder in ähnlicher Art und Weise vorliegen sollten, um sich ein vollständiges Bild von der Situation machen zu können. Daraus kann das weitere Vorgehen abgeleitet werden.

Sollte es noch nicht geschehen sein, rate ich dringend dazu, diese Informationen im Interesse der Stadt von den Planern einzuholen.

Mit freundlichen Grüßen
Dr. Frank Hannawald, 20.12.2022