Sehr geehrte Frau Lüke,
sehr geehrte Frau Kösterke,
sehr geehrter Herr Kirchhübel,

für die Unterzeichnung der Niederschrift über die öffentliche Sitzung des Stadtrates vom 15.09.2022 wurden als Stadträte Herr Kirchhübel und ich festgelegt. Ich schreibe Sie direkt an, da wir vier mit Unterzeichnung der Niederschrift verantwortlich sind für eine korrekte Vorgehensweise und eine inhaltlich einwandfreie Niederschrift.

Die sachgerechte Protokollierung von Sitzungen ergibt sich aus §40 SächsGemO und diesbezüglichen Kommentaren Quecke/Schmid Rn 15ff. und ist Frau Lüke bekannt aus anderen Gremien. Außerdem wurde dem Stadtrat seinerzeit von Frau Lüke erklärt, dass alle Protokollantinnen zu einer sachgerechten Protokollierung und den rechtlichen Grundlagen geschult seien.

Diese sehen u.a. vor, dass die unterzeichnenden Räte in die Kontrolle/Prüfung der Niederschrift einbezogen werden und Korrekturen einvernehmlich vorgenommen werden. Einigen sich die Unterzeichner nicht, ist ein Vermerk zu fertigen und dem Protokoll beizufügen. Der Bürgermeister kommt als Protokollant nicht in Betracht; er ist nicht berechtigt, Protokolle zu erstellen.

Beiliegend erhalten Sie meine bereits in der Sitzung am 13.12.2022 vorgetragenen Einwendungen zur Niederschrift über die öffentliche Sitzung vom 15.09.2022. Ich gehe davon aus, dass die Änderungen in die bisher nicht durch die beiden Räte unterzeichnete Niederschrift übernommen werden. Senden Sie uns bitte das berichtigte Protokoll zur Kontrolle zu.

Frau Kösterke bitte ich, die Frage zu beantworten, warum sie eine inhaltliche unrichtige und damit rechtswidrige Niederschrift unterzeichnet und damit bestätigt, welche – wie das Nachhören ergab – nachträglich unzulässig geändert wurde.

Weiterhin bitte ich Frau Lüke folgenden Fragen zu beantworten:

1. Warum verweigern Sie trotz Kenntnis des sachgerechten Vorgehens und entsprechender Hinweise aus dem Kreis der Räte eine sachgerechte Protokollierung der Sitzungen entsprechend §40 SächsGemO?
2. Warum erfolgt die Benennung der beiden Unterzeichner aus dem Kreis der teilnehmenden Stadträte nicht mit Eintritt in die Tagesordnung der jeweiligen Sitzung, sondern erst in der Ratssitzung, in der die Niederschrift unterzeichnet werden soll?
3. Warum werden die beiden unterzeichnenden Räte nicht in die Fertigung der Niederschrift einbezogen?
4. Warum verweigern Sie generell Ergänzungen und Korrekturen durch die unterzeichnenden Räte vor Unterzeichnung der Niederschrift?
5. Warum werden noch nicht vollständig unterzeichnete Niederschriften mit den Sitzungsunterlagen veröffentlicht?
6. Wie kommen Sie auf die Idee, dass ein vom Schriftführer und Bürgermeister unterzeichnete Niederschrift bereits eine Urkunde ist?  
7. Wodurch sehen Sie sich legitimiert, die Inhalte der Niederschrift nach Vorlage durch den Schriftführer eigenmächtig zu ändern?
8. Warum verweigern Sie zur Schaffung von Klarheit und Transparenz dem Stadtrat die Einsichtnahme in die Erstschrift der Schriftführerin zur Niederschrift vom 15.09.2022 und verstecken sich hinter dem Rechts- und Kommunalamt? 
9. Worin bestand Ihre Motivation, o.g. Niederschrift in TOP12, Seite 22, dritter Absatz um eine Unwahrheit zu ergänzen (vgl. Punkt 2 der Anlage)?

Mit freundlichen Grüßen
Dr. Frank Hannawald, 06.01.2023

Siehe auch folgende Beiträge:
42. SR-Sitzung, 08.12.2022: Einwendungen zur Niederschrift der öff. SR-Sitzung am 15.09.2022 („Protokollaffäre“ XI a)
Protokollinhalte frei erfunden, Protokollerklärung unterschlagen („Protokollaffäre“ XI)